ROTINAS

PRAZO

OBSERVAÇÕES

MOVIMENTO SEMANAL

2o. Dia útil de cada semana

Fornecer, semanalmente, todos os documentos fiscais e contábeis relativos a semana imediatamente anterior. Os documentos básicos são: notas fiscais de entradas e saídas de produtos, mercadorias e serviços. Movimento financeiro completo, incluindo avisos de débito e crédito, movimentação de cobrança, extratos de c/c e aplicações financeiras.

MOVIMENTO MENSAL

1o. e 2o. Dias úteis do mês

Fornecer, mensalmente, todos dados fiscais e contábeis relativos a semana imediatamente anterior. Os documentos básicos são: notas fiscais de entradas e saídas de produtos, mercadorias e serviços. Movimento financeiro completo, incluindo avisos de débito e crédito, movimentação de cobrança, extratos de c/c e aplicações financeiras.

TRANSMISSÃO DE DADOS DIÁRIOS

Diário

Transmitir arquivos magnéticos relativos ao movimento do dia (entradas, saídas, serviços emitidos e tomados, movimento financeiro)

CONTROLE DE IMPOSTOS PAGOS

Dia 16 de cada mês.

Transmitir arquivo com dados de guias pagas no mês imediatamente anterior (veja instruções e formato do arquivo em nosso comunicado de janeiro/2004).

DADOS ADIANTAMENTO SALARIAL

Pagamento dia 15: prazo = dia 10 Pagamento dia 20: prazo = dia 15

Transmitir arquivo com dados do adiantamento quinzenal ou inserí-los conforme instruções relativas ao acesso direto ao banco de dados.

DADOS FOLHA DE PAGAMENTO

DATA LIMITE = dia 25 de cada mês, 12 horas (caso recaia sobre dia não útil, antecipar).

Transmitir arquivo com dados para fechamento da folha de salários e encargos, conforme instruções específicas da área de departamento pessoal da JR&M.

INTEGRAÇÃO DE DADOS

Primeiro dia útil do mês

Enviar arquivo final relativo ao mês imediatamente anterior:
notas emitidas (produtos, mercadorias, serviços); notas entradas (produtos, mercadorias para revenda e serviços tomados); cheques emitidos; créditos em c/c; extratos bancários, incluindo aplicações financeiras; arquivo magnético de cobrança (entradas e baixas); estoque final; posição final de clientes e fornecedores.

INTEGRAÇÃO DE DADOS - ORDEM DE FECHAMENTO

Primeiro dia útil do mês

Enviar arquivo próprio, relativo a "ordem de fechamento" do mês com respectivo texto pré-formatado.

EQUIVALÊNCIA PATRIMONIAL

2o. dia útil do mês

Fornecer balanço patrimonial das empresas controladas e/ou coligadas relativamente ao mês imediatamente anterior (Válido para empresas que participem do capital de outras empresas, exceto investimento relativo a aplicação em bolsa de valores).

CARTA DE CUSTÓDIA (Seguradoras)

5o. dia útil de cada mês

Empresas seguradoras, fornecer carta de custódia relativa a posição das aplicações financeiras do mês imediatamente anterior.

SEGUROS - RELATÓRIOS OPERACIONAIS

2o. dia útil de cada mês

Fornecer relatórios operacionais relativos ao mês imediatamente anterior (independente de transmissão magnética dos lançamentos contábeis). Relatórios básicos: sinistros avisados, sinistros pagos e/ou cancelados, prêmios emitidos , prêmios cobrados, resseguro cedido, reservas (todas), comissões emitidas e pagas. (ver cronograma área de seguros disponibilizado pela área contábil).

IRB - SEGUROS - MOVIMENTO MENSAL

5o. dia útil de cada mês

Transmitir arquivo magnético com movimento operacional de retrocessões ou, conforme o caso, enviar movimento fornecido pela IRB Re Brasil.

SEGURADORAS

dia 10 do mês de março
dia 10 do mês julho

Enviar cópia da ata com aprovação das demonstrações financeiras relativas ao semestre anterior.

CLIENTES E FORNECEDORES

1o. dia útil de cada mês

Fornecer posição detalhada dos valores a receber e a pagar relativos aos saldos em aberto no último dia útil do mês imediatamente anterior.

ESTOQUE - ARQUIVO DETALHADO

O prazo de entrega varia conforme regime de tributação. Informe-se junto ao setor fiscal.

O formato do arquivo referente aos estoques é fornecido pela área fiscal da JR&M. As empresas que mensalmente fornecem os valores de estoque para efeito de fechamento devem observar que o lançamento de referido valor em nosso sistema não finaliza o processo de escrituração, sendo necessária a manutenção do livro registro de inventário. Maiores informações entrar em contato com o setor fiscal.

  SIMPLES

1o. dia útil de cada mês

Enviar arquivo com notas fiscais emitidas no mês imediatamente anterior.

LIVRO CAIXA

1o. dia útil de cada mês

Empresas tributadas pelo simples ou lucro presumido, cuja escrituração do livro caixa não esteja automatizada, enviar dados para registro do referido livro, bem como comprovantes correspondentes.

 VALORES INCOBRÁVEIS

1o. dia útil do mês

Enviar relação detalhada dos títulos cujos meios para recebimento foram esgotados.

 MATERIAL DE CONSUMO

1o. dia útil do mês

Arquivo com detalhamento do estoque final de material de consumo existente no último dia útil do mês imediatamente anterior.

FATOS RELEVANTES (empresas tributadas pelo lucro real)

Semestralmente ( junho e dezembro)

Informar, por meio de correspondência dirigida ao setor contábil, os fatos relevantes que podem afetar a composição do patrimônio líquido da empresa, tais como: investimentos decorrentes de expansão, perdas com clientes, interrupção de fornecimento de matéria-prima para linha de produção, alterações significativas previstas no mercado, quebras de estoque, gratificações extraordinárias.

TABELA DE CODIFICAÇÃO DE PRODUTOS

Sempre que houver alteração

Encaminhar ao setor fiscal, sempre que houver inclusão ou exclusão de produtos, listagem de codificação fiscal das mercadorias produzidas pela empresa ou objeto de importação/exportação.

QUANTIDADE DE PROFISSIONAIS HABILITADOS

Anual (mês de abril)

Encaminhar correspondência ao setor fiscal, informando quantidade de profissionais habilitados que compõem o quadro de funcinários, colaboradores (médicos, advogados, dentistas, engenheiros, contadores, terapeutas ocupacionais, secretárias, entre outros).